【リモートワーク向け】Web会議を行う上で重要なポイントを解説します!

前回の記事に引き続き、感染症対策で注目を集めているリモートワーク/テレワークについてまとめたいと思います。
さて、Web会議では注意すべき点や意識しておくべき点がいくつか存在しています。
この記事では、Web会議を行う上で重要なポイントをまとめました。これらを意識して円滑に会議を進めましょう!

前提

Web会議用のツールはZoom、Hangouts Meets、Skypeなど様々なものが存在していますが、どのツールを利用しても音声や動画には必ず多少の遅れが発生します。
そのためWeb会議の際には、遅れが発生することを意識した準備やルールの徹底がとても重要になります。

Zoom公式サイト

1. 会議の開始前に準備を行っておく

マイクやスピーカー、カメラなどツールの動作確認は打ち合わせ前に必ず行っておきましょう。
使い慣れていないツールでは、接続時にトラブルが発生してしまい、調整している間に会議の時間が削られてしまうことも考えられます。
また、インターネット回線やWeb会議に使用するツールなど、安定したWeb会議インフラを選んでおき、遅延やトラブルが起こりづらい環境を用意することも大切です。

2. 資料の事前共有・確認を行う

主催者は事前に資料を共有する、参加者は共有された資料を確認しておくなど、打ち合わせ前に各々が会議内容を把握しておきましょう。直にコミュニケーションが取れない分、各々が会議を事前に把握しておくことはスムーズな会議進行のためにとても重要です。
また、司会として進行する人は必要な資料をすぐ出せるようにしておき、ツールの画面共有機能などで同じ画面や資料を見せて議論できるようにしておくとすれ違いが起こりづらくなります。

3. 会議を時間通りに開始する

リアルで行われる会議でも当然気をつけるべき点ですが、Web会議では目の前に相手がいないためにフォロー等も行いづらく、気にかけるべき点といえます。また、会議の準備の段階でトラブルが発生した場合などは、相手に電話やチャットなどですぐ連絡できるようにしておくことも効果的です。

4. 会議の目的・議論の要点をはっきりさせておく

Web会議では、複数人が同時に話を始めてしまうとはっきりと音声を聞き取ることが困難になります。これを回避するためには、進行役がしっかり仕切って会議の目的や流れをはっきりさせておくことが重要です。
議論の要点がはっきりしていれば、おのずと発言すべき人も定まって来ますので、進行役がなるべく名指しで質問を行って進めるのが良いでしょう。
また、参加者を必要最小限に絞り、発言する人を決めておくということも円滑に進める上では効果的です。

5. Web会議用のルールやマナーを設定しておく

自分が話さないときはマイクをオフにしておく、カメラは常にオンにしておく、チャットを行える環境の場合は利用方法を決めておくなど、細かいルールを決めておくことで円滑に会議が行いやすくなります。

マイクをオフにしておくことで、生活音やタイピングの音、思わず出てしまった咳やくしゃみなどの様々なノイズが相手側に届くことを防ぐことができます。また、ノイズを防ぐためにはマイクの感度を調整や、ヘッドセットなどの活用も効果的です。
カメラをオンにしておけば、発言者が画面を見て参加者の反応を見ることができます。Web会議では参加者の反応を読み取るのが難しいため、顔の表示は常にオンにしておき、各人の顔を随時見回して内容が通じているか確認すると良いでしょう。
チャット画面は議事録として活用したり、全員ではなく特定の個人宛にメッセージを送ったり、音声で情報を伝えられない時に文面で伝えられるなど、会議の進行を妨げずに様々な活用が可能です。

6. 発言の仕方に気を使う

発言の際には、言い淀まずに最後まではっきり喋ることを心がけましょう。
相手側のスピーカーの環境によっては単独で喋っていても聞き取りづらい可能性があるためです。
カメラを通じて顔が確認できていても一緒にいる場合よりは表情が読み取りづらいので、伝えたいことは多少くどくても言葉ではっきりと伝えることが重要です。
発言を聞く側は相手の言葉を遮らないようにし、発言したい内容がある場合は、相手が話し終わってから「発言してもいいですか?」と前置きしてから話を始めるのが良いでしょう。
また、Web会議の参加者は必要最小限のことしか発言しないという傾向があります。進行役は進行の度に意見や確認がないか呼びかけることが大切でしょう。

7. 会議終了後に内容のまとめを行う

やはり通常の会議でもとても重要な点ですが、一通り議題が終わった後は必ず会議のまとめを行い、それぞれがこれから行うアクションをまとめておきましょう。議事録を取っておくことや、内容の録画を行うことも、振り返りの際や未参加者に内容の共有を行う際などには有用です。

Web会議を行う上で重要なポイント -まとめ-

Web会議は遠隔地から複数の人間が参加でき、移動時間の削減ができるなど非常に便利ですが、慣れるまでは”ぎこちない形”での進行になってしまうことも多いでしょう。Webを通じた会議を何度も繰り返し行い、参加者が互いに慣れることでより効率的に進行できるようになるはずです。
Web会議を行う際はこの記事の内容を少しでも参考にしていただければ幸いです!