社内フローが止まる原因は“承認”だった｜稟議・申請をスムーズにする設計術｜Blog｜株式会社トライム

「申請を出したのに返事がない」
「誰の承認待ちか分からない」
「Slackで催促しても進まない」
「結局、口頭で進めて後から揉める」

社内の業務フローが止まる原因を辿ると、かなりの確率で“承認（稟議・申請）”に行き着きます。
そして承認が詰まる会社ほど、現場は疲弊します。待ち時間が増え、判断が遅れ、ミスも起きるからです。

この記事では、稟議・申請が止まる原因を分解し、
Google Workspace（フォーム／スプレッドシート／ドライブ）＋Slackで実装できる
“承認が回る設計”を、型としてまとめます。

依頼や申請の入口づくりは「社内ポータルの作り方（Googleサイト）」と相性抜群です。
情報が流れて困る場合は「Slack運用ルール8つの型」もあわせてどうぞ。
申請の“よくある質問”を減らすなら「社内FAQの作り方」もおすすめです。

結論：承認が詰まる原因は「ルール不足」ではなく“設計不足”

承認が止まるとき、よく「承認者が遅い」など人の問題にされがちです。
でも実際は、設計の問題であることがほとんどです。

詰まりは次の4つで起きます。

1. 誰が決めるかが曖昧（責任分界点がない）
2. 何を見て判断するかが曖昧（情報が足りない）
3. どの状態が“承認”かが曖昧（ステータスがない）
4. 例外処理が曖昧（急ぎ・少額・緊急が混ざる）

逆に、この4つが設計されていれば、承認は回ります。

承認が止まる「よくある原因」7つ

まずは現状の詰まりを自己診断できるように整理します。

1) 承認者が多すぎる（合議で詰む）

「念のため」で承認者が増えるほど、誰も責任を持たなくなります。
結果、止まります。

2) 申請内容が毎回バラバラ（判断材料不足）

Slackの文章だけ、口頭だけ、紙だけ…
入力が揃っていないと、承認者は判断できず、差し戻しが増えます。

3) ステータスが見えない（誰待ちか不明）

「今どこで止まってるの？」が分からない状態は、必ず詰まります。

4) 期限がない（いつまでに決めるか不明）

期限がない申請は、後回しにされます。これは人間の仕様です。

5) 緊急ルートがない（例外が混ざって破綻）

急ぎ案件が通常ルートに突っ込むと、通常が止まります。
例外は“別レーン”が必要です。

6) 承認後の実行担当が不明（承認して終わる）

承認されたのに動かないのは、「誰がやるか」が決まっていないからです。

7) ルールが長文で誰も読まない

「申請ルールPDF」みたいなものは、ほぼ読まれません。
必要なのは、運用に落ちる“型”です。

稟議・申請をスムーズにする「設計術」8つの型

型1：承認者は“1人”を基本にする（責任者を決める）

合議が必要なら「承認」ではなく「レビュー」に分けます。

• 承認：最終決裁（1人）
• レビュー：意見（複数可）

これだけで詰まりが減ります。

型2：申請フォームを1枚にする（入口を統一）

申請は“文章”ではなく“項目”で集めます。
Googleフォームで十分です。

最低限の項目はこれだけ。

• 申請名（何をしたいか）
• 目的（なぜ必要か）
• 期限（いつまでに）
• 金額（あるなら）
• 影響範囲（誰に影響するか）
• 添付・参考リンク（正本）
• 実行担当（誰が動くか）

型3：ステータスを固定する（流れを見える化）

ステータスは増やしすぎると運用が止まるので、最小で。

おすすめはこの5つです。

• 受付
• 審査中（承認待ち）
• 差し戻し
• 承認
• 完了

型4：期限を“申請側”が入れる（承認者の行動が変わる）

期限が入力されるだけで、優先順位がつきます。
期限がない申請は、必ず遅れます。

型5：少額・定型は“自動承認”レーンを作る

全部を稟議にすると破綻します。
例：◯万円以下は上長承認なし、など。

• 少額
• 定型（毎月発生する）
• ルールが決まっている

ここは“高速レーン”を作るのがコツです。

型6：差し戻し理由をテンプレ化する（往復を減らす）

差し戻しが起きるのは、情報が足りないからです。
足りない理由をテンプレ化しておくと往復が減ります。

差し戻し理由テンプレ例

• 目的が不明確（成果・効果が分からない）
• 期限が未記入
• 金額・見積が未添付
• 影響範囲が不明
• 代替案の検討が必要

型7：承認後の“次アクション”を決める（実行が止まらない）

承認して終わらせないために、必ず次をセットにします。

• 実行担当
• 実行期限
• 完了報告の場所（Slack／台帳）

型8：Slack通知で“待ち”をなくす（承認者に刺す）

承認が止まる理由は「見てない」「忘れてる」も大きいです。
Slack通知で“思い出させる”仕組みが効きます。

• 申請が来たら承認者へ通知
• 差し戻しが出たら申請者へ通知
• 承認されたら実行担当へ通知

（ここはZapier等の自動化や、簡易なら手動でもOK）

最短で回す実装例（Google Workspaceで十分）

①Googleフォーム：申請入力
②スプレッドシート：申請台帳（ステータス管理）
③ドライブ：見積や資料の正本
④Slack：通知・やりとり（スレッド運用）
⑤社内ポータル（Googleサイト）：入口とルールの掲示

この形なら、ツール追加なしでも運用できます。

すぐ使える：申請ルール（社内掲示用の短文）

長文ルールは読まれないので、社内ポータルに貼るならこれくらいがベストです。

申請ルール（コピペ可）

• 申請はフォームから（口頭・DMは禁止）
• 正本リンクを必ず添付（添付ファイルNG）
• 期限・目的は必須
• 承認者は1人（レビューは別）
• 少額・定型は高速レーンへ
• 決定事項は台帳に残す

稟議・申請フローを“回る形”に設計して、定着まで伴走できます

株式会社トライムでは、稟議・申請が止まる原因を棚卸しし、
Google Workspace＋Slackで 運用に落ちる形に整備する伴走支援を行っています。

• 申請フォーム／台帳／ステータス設計
• 承認ルール（高速レーン・例外）設計
• 通知設計（Slack連携）
• 社内ポータル・FAQ整備
• 定着支援（教育・月1棚卸し）

お問い合わせフォームから「申請フロー整備」とお知らせください。
「承認が遅い」ではなく「仕組みから直したい」段階におすすめです。

まとめ

承認が止まる原因は、人よりも設計にあります。
承認者を1人にし、フォームで入力を揃え、ステータスと期限を固定し、少額・定型は高速レーンへ。
この“型”を入れるだけで、稟議・申請は驚くほど回り始めます。